Office Manager / Executive Assistant

RST Software to partner w technologicznej transformacji. Nasz zespół wspiera organizacje na całym świecie w tworzeniu, rozwoju i modernizacji produktów cyfrowych: od aplikacji webowych i mobilnych, przez platformy SaaS, po złożone systemy procesowe i rozwiązania IT. Dla naszych klientów jesteśmy partnerami, biorącymi odpowiedzialność nie tylko za realizację, ale również za architekturę, skalowalność i długofalowy rozwój produktów.

Zespół rośnie, dlatego szukamy osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie biura i będzie realnym wsparciem Zarządu w codziennej pracy

O roli

Szukamy Executive Assistant / Office Managera, czyli osoby, która stanie się zaufanym partnerem Zarządu i przejmie odpowiedzialność za organizację pracy biura oraz kluczowe procesy administracyjno-operacyjne. To rola łącząca współpracę z zespołami Core, IT, HR, finansami i partnerami zewnętrznymi.

To stanowisko dla osoby, która:

• sprawnie zarządza wieloma tematami równolegle,
• potrafi dbać o terminy, ustalenia i domykanie bieżących spraw,
• działa samodzielnie i bierze odpowiedzialność za powierzone obszary.
  
  

Jakie wyzwania na Ciebie czekają

1. Wsparcie Zarządu i zarządzanie zadaniami

• bieżąca współpraca z Zarządem oraz wsparcie w realizacji codziennych zadań operacyjnych,
• monitorowanie statusów ustaleń i zadań oraz dbanie o ich terminową realizację,
• udział w wybranych inicjatywach i projektach,
• zapewnienie płynnego przepływu informacji i dostępności kluczowych danych.
  
  

2. Dokumenty, materiały i informacje

• przygotowywanie prezentacji, zestawień, podsumowań i prostych raportów,
• praca z dokumentami i informacjami poufnymi,
• współpraca przy obsłudze umów (obieg dokumentów, kontakt z prawnikiem, kontrola wersji i terminów),

‍

3. Office management i wsparcie operacyjne

• organizacja codziennego funkcjonowania biura (sprzęt, dostawcy, usługi),
• kontakt z firmami zewnętrznymi oraz administracją biura,
• dbanie o formalności administracyjne oraz porządek w dokumentacji,
• współpraca z księgowością w zakresie dokumentów i rozliczeń,
• porządkowanie i usprawnianie bieżących procesów biurowych.
  
  

4. Zespół, onboarding i wydarzenia

• wsparcie procesów onboardingowych nowych pracowników (sprzęt, dokumenty, organizacja pierwszych dni),
• bieżące wsparcie zespołu w sprawach organizacyjnych,
• organizacja spotkań zespołowych, integracji i wydarzeń wewnętrznych,
• koordynacja wyjazdów służbowych i delegacji (logistyka, rezerwacje).
  
  

Czego oczekujemy

• minimum 3 lat doświadczenia na podobnym stanowisku: Office Manager / Executive Assistant / Asystentka Zarządu,
• bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności priorytetyzacji,
• samodzielności, odpowiedzialności i asertywności w działaniu,
• umiejętności pracy środowisku wymagającym dobrej organizacji i samodzielności,
• znajomości języka angielskiego (min. B1/B2),
• swobody w pracy z narzędziami biurowymi i online.

Mile widziane

• doświadczenie w środowisku IT lub technologicznym,
• praca w zespołach projektowych lub zwinnym środowisku (Agile),
• naturalna inicjatywa i podejście „widzę → działam”,
• otwartość na usprawnianie procesów i korzystanie z nowych narzędzi.

Co oferujemy

• Współpracę w modelu UoP lub B2B wraz z pakietem benefitów
• bliską pracę z Zarządem i realny wpływ na to, jak działa firma,
• samodzielność i zaufanie - współpracę bez mikrozarządzania,
• praca w naszym biurze przy Racławickiej 2-4 we Wrocławiu

‍